Rozmowa z dyrektorem Archiwum Państwowego w Koszalinie, Katarzyną Królczyk.
– Jakie wyzwania stoją przed nową dyrektor Archiwum Państwowego w Koszalinie? Jaką instytucją jest kierowana przez Panią placówka?
– Na pewno planowana inwestycja rozbudowy i modernizacji siedziby Archiwum Państwowego w Koszalinie. Dzięki tym działaniom nasze Archiwum pozyska nową powierzchnię magazynową do przechowywania swoich cennych zasobów, nową czytelnię akt oraz nowoczesną salę konferencyjną. Nasze Archiwum posiada dwa Oddziały zamiejscowe, w Słupsku i w Szczecinku, łącznie z nimi przechowujemy obecnie około 4,6 km akt o wartości historycznej. Na pewno pozostaniemy nadal otwarci na mieszkańców, użytowników. Będziemy organizować oraz włączać się w organizację przedsięwzięć kulturalnych, społecznych i edukacyjnych. Naszą siłą jest nie tylko zasób archiwalny, ale również pracownicy. Mam szczęście pracować z ludźmi, którzy swoją pracę wykonują z pasją.
– Czy dziś archiwa to relikt przeszłości, czy też może postępująca cyfryzacja to szansa na rozwój archiwistyki?
– Od lat walczymy ze stereotypem archiwum jako instytucji zamkniętej, zakurzonej i zapomnianej. Wbrew nadal funkcjonującym wyobrażeniom, praca w takiej instytucji wymaga od nas ciągłego dokształcania się, nadążania za zmieniającym sie prawem oraz byciem otwartym na nowinki technologiczne. Faktycznie, wkraczamy w erę dokumentów elektronicznych. Trzeba pamiętać, że jednym ze źródeł z których pozyskujemy materiały archiwalne, są właśnie urzędy administracji państwowej i samorządowej. Odchodzenie od tradycyjnego sposobu dokumentowania spraw na rzecz elektronicznego, to znak czasu. Digitalizujemy to, co już posiadamy w magazynach. Przetwarzanie dokumentów z postaci analogowej w cyfrową pozwala nam przede wszystkim zabezpieczyć oryginały przed szkodliwym działaniem czynników zewnętrznych, po drugie daje nam możliwość dotarcia do jeszcze większej grupy odbiorców. Do dziś nasze archiwum wykonało już ponad milion skanów, które umieszczane są w ogólnopolskim serwisie Szukaj w Archiwach, do którego nieodpłatny dostęp mają wszyscy.
– Ale działalność Archiwum Państwowego w Koszalinie to także edukacja i promowanie lokalnej historii. Jak wygląda Państwa działalność edukacyjna?
– Trzeba pamiętać, że samo gromadzenie i posiadanie cennych dokumentów, nie jest celem istnienia archiwów państwowych. Przede wszystkim po to przejmujemy cenne materiały archiwalne, aby je udostępniać. A udostępniać możemy w różnej formie, czy to bezpośrednio w Czytelni Akt, czy też prowadząc poszukiwania w zasobie na wniosek osób lub instytucji. Swój zasób udostępniamy i popularyzujemy tworząc wystawy, organizując konferencje, ciekawe imprezy, lekcje archiwalne, a nawet prezentując materiały archiwalne w Archibusie, czyli mobilnej galerii wystaw w autobusie MZK Koszalin. Każda forma jest dobra, żeby pokazać naszym mieszkańcom bogatą historię naszego kraju i regionu w dokumentach.
– Archiwum Państwowe w Koszalinie to także wydawnictwa. Na przykład zapowiadana publikacja o Zygmuncie Wujku?
– Prowadzimy oczywiście działalność wydawniczą. Cykliczną publikacją, która wydawana jest wspólnie z Koszalińską Biblioteką Puliczną jest “Rocznik Koszaliński”. Obecnie szykujemy się do promocji naszego najnowszego wydawnictwa, które powstało przy dofinansowaniu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz Prezydenta Miasta Koszalina, wspomnianej przez Pana publikacji “Zygmunt Wujek. Artysta nietypowy”. Promocja książki, której autorką jest dr Anna Gut-Czerwonka, odbędzie się 6 lutego w KBP o godzinie 17.00. Serdecznie wszystkich zapraszam.
– Wiem, że Archiwum Państwowe w Koszalinie prowadzi także działalność kontrolną w zakresie tworzenia, gromadzenia archiwów?
– Na początku należy podkreślić, że nasze koszalińskie archiwum jest jednym z 33 archiwów państwowych funkcjonujących w Polsce a organem zarządzającym archiwami państwowymi jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Trzeba też pamiętać, że państwowa sieć archiwalna nie pokrywa się z obecnie obowiązującym podzialem administracyjnym kraju. Działamy na terenie dwóch województw: zachodniopomorskiego i pomorskiego. Jednym z naszych bardzo ważnych zadań jest nadzorowanie sposobu wytwarzania i gromadzenia dokumentacji przez instytucje publiczne. W swoich działaniach wskazujemy podmiotom, która część ich dokumentacji jest na tyle ważna, aby była przechowywana wieczyście. Kształtujemy w ten sposób swój przyszły zasób. Robimy to poprzez np. zatwierdzanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której upłynęły okresy przechowywania, przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych oraz kontroli archiwalnych, podczas których weryfikujemy poprawność postępowania z dokumentacją u jej wytwórców.
– W jaki sposób?
– Zgodnie z zapisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, materiały archiwalne przekazywane są do zasobu archiwów państwowych po 25 latach. Niektóre materiały, jak na przykład księgi urodzeń z Urzędów Stanu Cywilnego trafiają do nas po 100 latach. Ten czas, zanim materiały archiwalne trafią do naszych magazynów, wykorzystujemy na nadzorowanie poprawności ich wytwarzania oraz gromadzenia u wytwórców. W ten sposób dbamy, aby dokumentacja o znaczeniu historycznym była kompletna i w dobrym stanie fizycznym.
Obecnie nadzorujemy ponad 250 jednostek państwowych i samorządowych. Są to z terenu naszego działania m.in. wszystkie urzędy miast i gmin, starostwa powiatowe, prokuratury, sądy, uczelnie wyższe, jednostki służby więziennej, wybrane biblioteki, szkoły, szpitale, nadleśnictwa. W związku z tym, iż każda jednostka wytwarza inne, właściwe dla swojej działalności, typy dokumentacji, nasi pracownicy muszą znać przepisy, które regulują postępowanie np. z dokumentacją medyczną, sądową, kartograficzną, a często zmieniające się prawo powoduje stałą konieczność dokształcania się.
– Jak wygląda proces pozyskiwania dokumentów i co należy zrobić, by rozpocząć przygodę z poszukiwaniem materiałów archiwalnych?
– Materiały archiwalne do naszego zasobu pozyskujemy przede wszystkim od podmiotów publicznych, ale trzeba pamiętać, że mogą one powstawać również w niepaństwowych podmiotach, takich jak np. stowarzyszenia, związki zawodowe, partie polityczne, jak również u osób fizycznych, np. poetów, artystów, naukowców, świadków historii. Często posiadamy cenne dokumenty, fotografie, kroniki, które przechowujemy w naszych archiwach rodzinnych, jako pamiątki obrazujące losy poszczególnych rodzin na tle wydarzeń historycznych. Wszystkie te materiały, niezależnie od tego, kto je wytworzył, wchodzą w skład narodowego zasobu archiwalnego i mogą trafić do zasobów archiwów państwowych. Rozpocząć przygodę z archiwaliami może zacząć każdy. Wystarczy zapoznać się z podstawowymi, przydatnymi terminami takimi jak zespół archiwalny, jednostka archiwalna, przyjść do Czytelni Akt wybranego archiwum państwowego, skorzystać z ogólnodostępnych pomocy archiwalnych takich jak spisy zespołów, inwentarze, przewodniki po zasobie, wybrać materiały, które nas interesują i zamówić je z magazynów, żeby móc skorzystać z oryginalnej dokumentacji na miejscu. Obecnie korzystanie z archiwaliów jest też bardzo proste ze względu na prowadzoną przez archiwa digitalizację, wystarczy skorzystać z serwisu Szukaj w Archiwach, gdzie umieszczane są skany materiałów z zasobu wszystkich archiwów państwowych. Można je pobierać na dysk własnego komputera i wykorzystywać w dowolnym zakresie. Wiele archiwów publikuje też zdigitalizowane materiały na swoich stronach internetowych, w przypadku Archiwum w Koszalinie zapraszamy do zakładki “Zasoby on-line” na naszej stronie internetowej http://www.koszalin.ap.gov.pl/
– Pomówmy jeszcze o zasobie archiwalnym. Z jakiego okresu dokumentów dotyczących Koszalina jest najwięcej? Gdzie występują największe braki? I czym były spowodowane?
– Z akt poniemieckich najwięcej zachowało się dokumentacji pochodzącej z II połowy XIX wieku oraz dokumentacji polskiej powstałej po 1950 roku. Największe braki materiałów archiwalnych dotyczących Koszalina występują w aktach poniemieckich z lat 1900-1945. Dokumentacja ta uległa zniszczeniu w końcowym okresie II wojny światowej i tuż po jej zakończeniu, kiedy to była masowo niszczona przez Polaków i Rosjan. Najmniej dokumentów polskich zachowało się z okresu 1945-1950, kiedy to dochodziło do brakowana akt, bez nadzoru państwowej służby archiwalnej, która w tym okresie dopiero zaczęła powstawać na naszych dzisiejszych terenach. Jednym z najstarszych dokumentów polskich dotyczących Koszalina jest spis polskich ulic wprowadzonych w miejsce nazw niemieckich z 1945 roku. Spis ten pochodzi z zespołu „Zarząd Miejski i Miejska Rada Narodowa w Koszalinie” i przechowywany jest w Archiwum Państwowym w Koszalinie.
– Jakich dokumentów szukają nasi mieszkańcy najczęściej w Państwa siedzibie?
– Ogromnym zainteresowaniem cieszy się genealogia, odkrywanie swoich korzeni, odtwarzanie historii naszych przodków, w związku z tym użytkownicy bardzo często korzystają z ksiąg urodzeń, ślubów i zgonów, czyli z ksiąg metrykalnych. Warto zaznaczyć, że ze względu na historię naszego regionu, z tego typu dokumentacji najczęściej korzystają użytkownicy zagraniczni, głównie Niemcy, ale też Amerykanie, Kanadyjczycy, Hiszpanie, Francuzi. Jeśli chodzi o koszalinian, najczęściej przeglądają akta wytworzone przez magistrat miejski, które stanowią zespół “Akta Miasta Koszalina”. Jest to jeden z największych i najstarszych zespołów archiwalnych zabezpieczonych w naszym zasobie, dokumentacja została wytworzona w latach 1555-1945. Mieszkańcy często poszukują w niej historii budynków, w których mieszkają, informacji na temat gospodarki, handlu, kultury dawnych mieszkańców Koszalina. Dużym zainteresowaniem cieszy się także dokumentacja Zarządu Miejskiego i Miejskiej Rady Narodowej w Koszalinie z lat 1945-1950 oraz Prezydium Miejskiego Rady Narodowej w Koszalinie z lat 1950-1973. W tych zespołach mieszkańcy, miłośnicy historii, ale także dziennikarze oraz historycy poszukują informacji na temat tego, jak wyglądały pionierskie lata polskiego Koszalina.
– Archiwum to chyba miejsce gdzie łączą się przeszłość i teraźniejszość?
– Myślę, że aby zrozumieć teraźniejszość, trzeba poznać przeszłość. Jedyną pewną drogą poznania przeszłości jest badanie materiałów źródłowych w instytucjach takich jak archiwa. Materiał w nich zgromadzony stanowi zarówno zapis historii przestrzeni, w której żyjemy, która nas otacza, dzięki której łatwiej jest nam definiować swoją tożsamość. To zapis historii poszczególnych osób i rodzin, tworzących historię miejsca, które w przypadku Koszalina pamięta dzieje dwóch narodów. Przygoda z archiwaliami jest niezwykle satysfakcjonująca, a dostęp do źródeł wiedzy jeszcze nigdy nie był tak prosty. Zapraszam wszystkich do korzystania z bogatej oferty naszej działalności.
Spotkajmy się w Archiwum.
Rozmawiał: Tomasz Wojciechowski
Foto: Radosław Koleśnik
Tekst ukazał się w papierowym wydaniu Koszalińskiego Tygodnika „Miasto”.